Flock maneja información de personas y de su trabajo, y queremos que sepas exactamente qué hacemos con ella. Esta política explica qué datos tratamos, para qué, con quién los compartimos, cuánto tiempo los conservamos y cómo ejercer tus derechos.
1. Quién es responsable de tus datos
Esta política aplica a Flock Console, Flock Nest y el sitio flock.do, operados por [RAZÓN SOCIAL DE FLOCK], RNC [RNC], con domicilio en [DOMICILIO], Santo Domingo, República Dominicana. Se basa en la Ley 172-13 sobre Protección Integral de los Datos Personales y su marco constitucional de hábeas data.
Nuestro papel depende de los datos:
- Responsables. Decidimos el uso de los datos de quienes visitan el sitio, nos escriben, abren una cuenta, usan el Servicio (datos técnicos y de acceso) y de los contactos comerciales con quienes hablamos.
- Encargados. Tratamos por cuenta de cada empresa cliente los datos de sus empleados y los demás datos laborales que la empresa carga en Flock. La empresa es la responsable de esos datos y decide para qué se usan.
Si eres empleado de una empresa que usa Flock, tu empleador es el responsable de tus datos de trabajo. Para consultarlos, corregirlos o cuestionar su uso, dirígete primero a tu empresa. Nosotros te ayudamos a ejercer tus derechos si ella no puede resolverlo.
2. Qué datos tratamos
Visitantes del sitio
Datos técnicos de cada solicitud (dirección IP, navegador, página visitada, fecha y hora) que se registran en los servidores de alojamiento para operar y proteger el sitio. Si nos escribes, el contenido de tu mensaje y tu correo.
Cuenta y empresa
Nombre, correo y contraseña (esta última solo se guarda cifrada, nunca en texto legible), cargo declarado, nombre comercial y razón social de la empresa, RNC, sector, logo y datos de facturación.
Datos de empleados cargados por la empresa
Según lo que la empresa decida registrar:
- identificación: nombre, cédula o pasaporte, fecha de nacimiento y género;
- contacto: teléfono, correo personal, correo y teléfono de trabajo, dirección;
- laborales: cargo, departamento, supervisor, fecha de ingreso y de salida, tipo y motivo de salida, historial de cambios de cargo, salario declarado y asignaciones;
- solicitudes y registros: vacaciones y permisos con su tipo y fechas, registro de entrada y salida (incluidos los cierres automáticos que hace el sistema cuando no se registra una salida), acuses de recibo de documentos y firmas electrónicas de documentos (el nombre escrito para firmar, la fecha y hora, la huella SHA-256 del archivo y una huella cifrada de la conexión, no la dirección IP);
- documentos que la empresa suba al expediente del empleado, y las cartas de trabajo emitidas;
- volantes: los montos de cada período (salario, ingresos, descuentos y neto) tal como los cargó la empresa, que cada empleado ve solo en su propio volante cuando la empresa los publica;
- tickets de ayuda y sus mensajes, solicitudes a Recursos Humanos, y las listas de tareas de incorporación y salida;
- inscripciones en beneficios de la empresa y pedidos de reembolso, con su monto, fecha, descripción y el comprobante (factura o recibo) que el empleado adjunta;
- respuestas a encuestas: en una encuesta anónima la respuesta se guarda sin vínculo a la persona y solo con el día, y los resultados se muestran a partir de cinco respuestas; en una encuesta con nombre la respuesta queda asociada a quien la dio.
Flock no pide datos sensibles. Sin embargo, el tipo de una ausencia (por ejemplo, una licencia por enfermedad) puede revelar información de salud; la empresa debe registrar solo lo estrictamente necesario.
Verificación de cartas de trabajo
Cuando alguien abre el enlace o el código QR de una carta, guardamos la fecha, el resultado de la consulta (visto, documento, vencida o revocada), el navegador y una huella irreversible de la dirección IP. No guardamos la dirección IP en claro.
Registro de actividad
Quién realizó cada acción relevante dentro de la cuenta de una empresa (por ejemplo, aprobar una solicitud o emitir una carta) y cuándo.
Contactos comerciales
Nombre, cargo, empresa y datos de contacto profesional de personas con las que hablamos para ofrecer el Servicio, obtenidos de ellas mismas, de referencias o de fuentes públicas. Cualquiera puede pedirnos no ser contactado de nuevo, y lo respetaremos.
No recopilamos geolocalización ni datos biométricos.
3. Para qué los usamos
| Finalidad | Base legal |
|---|---|
| Crear y administrar tu cuenta, prestar el Servicio y darte soporte | Ejecución del contrato |
| Guardar los volantes que carga la empresa y mostrárselos a cada empleado (Flock no calcula la nómina ni mueve dinero) | Ejecución del contrato |
| Atender tickets, solicitudes, listas de incorporación y salida, encuestas, firmas de documentos, e inscripciones y reembolsos de beneficios | Ejecución del contrato e interés legítimo en la gestión del equipo |
| Enviar correos del sistema: bienvenida, confirmación de correo, restablecimiento de contraseña, avisos de cambios | Ejecución del contrato |
| Cobrar, facturar y cumplir obligaciones tributarias y contables | Ejecución del contrato y obligación legal |
| Proteger el Servicio: prevenir fraude y abuso, limitar intentos repetidos, investigar incidentes | Interés legítimo en la seguridad del Servicio |
| Verificar cartas de trabajo y registrar las consultas | Ejecución del contrato con la empresa e interés legítimo en la autenticidad de los documentos |
| Responder consultas y solicitudes de titulares | Consentimiento y obligación legal |
| Contactar a prospectos comerciales | Interés legítimo en dar a conocer el Servicio, con opción de baja en todo momento |
| Mejorar el Servicio con estadísticas agregadas y anonimizadas | Interés legítimo |
| Atender requerimientos de autoridades competentes | Obligación legal |
4. Datos de empleados: lo que ve cada quien
Los datos de un empleado están visibles solo dentro de la cuenta de su empresa y según el rol de cada Usuario: los administradores gestionan el expediente, los supervisores ven lo necesario para aprobar solicitudes de su equipo, y cada empleado ve su propia información y el directorio que la empresa decida mostrar. El salario no se muestra a los demás empleados.
El personal de Flock no accede a los datos de una empresa salvo cuando es necesario para dar soporte que la empresa solicitó, resolver un incidente de seguridad o cumplir una obligación legal.
Cartas de trabajo. Una carta es un documento que la empresa entrega al empleado para que lo presente ante un tercero (un banco, una embajada). Quien tenga el enlace o el código QR verá el contenido de la carta mientras esté vigente: nombre, cargo, fecha de ingreso y, si la empresa lo incluyó, el salario. La empresa define la vigencia y puede revocar la carta en cualquier momento, y el empleado puede revocar las que él solicitó.
5. Con quién compartimos datos
No vendemos datos personales ni los compartimos para publicidad. Los compartimos solo con:
- Los Usuarios de la misma empresa, según su rol.
- Proveedores que nos ayudan a operar el Servicio (subencargados), que tratan los datos solo para ese fin y bajo compromisos de confidencialidad y seguridad. Ver la tabla más abajo.
- Autoridades, cuando una ley o una orden de autoridad competente nos obligue, limitándonos a lo requerido.
- Un sucesor, si Flock se fusiona o vende su negocio, con aviso previo a los afectados y manteniendo estas protecciones.
| Proveedor | Para qué | Dónde |
|---|---|---|
| Supabase | Base de datos, autenticación y almacenamiento de archivos | Estados Unidos (Virginia) |
| Vercel | Alojamiento de la aplicación y red de entrega | Estados Unidos y otras regiones de su red |
| Resend | Envío de correos del sistema | Estados Unidos |
| ImprovMX | Reenvío del correo recibido en las direcciones @flock.do | Según el proveedor |
| Procesador de pagos | Cobro de los Planes de pago, cuando se active | Se informará al activarlo |
Si agregamos o cambiamos un proveedor que trate datos de empleados, lo reflejaremos aquí y avisaremos a las empresas con 15 días de anticipación.
6. Transferencias internacionales
Nuestros proveedores principales operan en Estados Unidos, por lo que los datos se almacenan y procesan fuera de la República Dominicana. Los transferimos solo a proveedores con los que mantenemos compromisos contractuales de confidencialidad y seguridad y que aplican medidas técnicas reconocidas. Al usar el Servicio, la empresa y sus Usuarios reconocen esta transferencia, necesaria para prestarlo. Las empresas, como responsables, informan a sus empleados de ella.
7. Cuánto tiempo los conservamos
| Datos | Plazo |
|---|---|
| Cuenta, datos de la empresa y de sus empleados | Mientras la cuenta esté activa. Tras la terminación, 30 días para exportarlos y luego eliminación; de las copias de respaldo, a más tardar 90 días después. |
| Registros de consulta de una carta de trabajo | Mientras exista la carta a la que pertenecen. |
| Registro de actividad de la cuenta | Mientras la cuenta esté activa. |
| Volantes, tickets, solicitudes, listas de incorporación, encuestas, firmas de documentos, e inscripciones y reembolsos de beneficios | Mientras la cuenta esté activa; la empresa decide qué conserva por sus obligaciones laborales y exporta lo que necesite antes de cancelar. |
| Datos de facturación y comprobantes | El plazo que exijan las leyes tributarias y comerciales. |
| Registros técnicos de alojamiento | Plazos cortos definidos por el proveedor. |
| Mensajes de contacto y soporte | El tiempo necesario para atender la consulta y hasta 3 años después del último contacto. |
| Contactos comerciales | Hasta que pidan la baja, o hasta 2 años sin interacción. |
8. Cómo los protegemos
- Conexiones cifradas (HTTPS) entre tu navegador y el Servicio, y cifrado en reposo en la base de datos y el almacenamiento de nuestros proveedores.
- Contraseñas guardadas únicamente cifradas e irreversibles; enlaces de restablecimiento de un solo uso con vencimiento corto.
- Aislamiento entre empresas: cada empresa solo accede a sus propios datos, con controles a nivel de base de datos además de los de la aplicación.
- Documentos en almacenamiento privado, accesibles solo mediante enlaces temporales firmados.
- Roles y permisos por Usuario, y registro de las acciones relevantes.
- Límites a intentos repetidos en el restablecimiento de contraseña y en la verificación de cartas, y huella irreversible en lugar de la dirección IP en los registros de verificación.
- Acceso del personal de Flock restringido a lo estrictamente necesario.
Ningún sistema es infalible. Si ocurre un incidente que afecte datos personales, lo notificaremos a las empresas afectadas sin demora injustificada y dentro de las 72 horas siguientes a confirmarlo, con lo que sepamos y las medidas que tomamos, para que puedan cumplir con sus propias obligaciones hacia los titulares.
9. Tus derechos
La Ley 172-13 te reconoce derechos sobre tus datos personales: acceder a ellos, rectificarlos y actualizarlos, pedir su supresión, oponerte a ciertos usos y revocar el consentimiento que hayas dado. También puedes acudir a la acción de hábeas data que la Constitución y las leyes prevén.
Para ejercerlos, escribe a legal@flock.do indicando qué derecho ejerces y sobre qué datos. Podemos pedirte que acredites tu identidad. Respondemos en un máximo de 10 días hábiles. Si tus datos los trata una empresa como responsable, te indicaremos a quién dirigirte o le trasladaremos tu solicitud.
Algunos datos no podremos suprimirlos mientras una ley nos obligue a conservarlos, o mientras sean necesarios para ejercer o defender derechos. Te explicaremos el motivo si es el caso.
11. Menores de edad
El Servicio está dirigido a empresas y no se ofrece directamente a menores de 18 años. Si una empresa emplea legalmente a una persona menor de edad, es responsable de contar con las autorizaciones que la ley exige para tratar sus datos.
12. Comunicaciones
Te enviamos los correos necesarios para que el Servicio funcione. No te enviamos mensajes promocionales sin tu consentimiento o sin una relación comercial previa, y todo mensaje comercial incluye cómo darte de baja.
13. Cambios a esta política
Podemos actualizar esta política. Publicaremos la versión nueva con su fecha y, si el cambio es sustancial, avisaremos a las empresas por correo antes de que aplique. Las versiones de los términos de servicio se tratan igual: ver los Términos de servicio.
14. Contacto
Para cualquier consulta o solicitud sobre tus datos personales escribe a legal@flock.do.